L’Agence des Systèmes d’Information et du Numérique (ASIN) joue un rôle central dans la transformation numérique de l’administration publique béninoise, notamment à travers la conception, le déploiement et l’exploitation de plateformes destinées à moderniser les services publics.
Dans de nombreux processus administratifs, une part importante de l’information reste contenue dans des documents : actes d’état civil, passeports, formulaires, justificatifs et autres pièces structurées ou semi-structurées.
L’exploitation de ces informations nécessite traditionnellement des opérations de lecture, de contrôle et de saisie réalisées manuellement. À grande échelle, ces opérations peuvent devenir longues, répétitives et difficiles à industrialiser.
C’est dans ce contexte que l’ASIN a initié le projet IDP – Intelligent Document Processing, une plateforme conçue pour utiliser l’intelligence artificielle afin d’automatiser la lecture, l’identification et l’extraction des informations contenues dans différents types de documents.
ALIBORA a participé au développement, à l’intégration et à la mise en œuvre des composantes d’intelligence artificielle de cette plateforme.
Le défi : passer du document à une donnée directement exploitable
De nombreuses organisations reçoivent quotidiennement des documents contenant des informations nécessaires à l’exécution de leurs processus métiers.
Avant de pouvoir être utilisées par les systèmes d’information, ces données doivent généralement être identifiées, lues, vérifiées puis saisies dans une application.
Cette chaîne de traitement peut représenter une charge opérationnelle importante lorsqu’elle repose principalement sur des interventions humaines.
Au-delà du temps consacré à la saisie, cette approche présente plusieurs limites : risque d’erreurs, difficulté à absorber rapidement des volumes importants, hétérogénéité des méthodes de traitement et délais avant que l’information ne devienne exploitable par les applications métiers.
Le défi consistait donc à développer une plateforme capable de :
et évoluer progressivement vers de nouveaux cas d’usage.
L’ambition était également de disposer d’une architecture suffisamment générique pour permettre à plusieurs organisations d’utiliser la plateforme selon leurs propres besoins documentaires.
- recevoir électroniquement des documents
- reconnaître automatiquement leur nature
- analyser leur contenu
- identifier les informations pertinentes
- transformer ces informations en données structurées
- faciliter leur utilisation par d’autres applications ou processus
- prendre en charge plusieurs catégories de documents
La réponse d’ALIBORA : une plateforme intelligente de traitement documentaire
ALIBORA a contribué au développement et à l’intégration de la plateforme IDP – Intelligent Document Processing, destinée à automatiser certaines opérations de traitement documentaire grâce à l’intelligence artificielle.
Le principe est simple : un utilisateur ou une application transmet un document à la plateforme. Celui-ci est ensuite analysé afin d’en identifier la nature et d’en extraire automatiquement les informations pertinentes.
Les données extraites peuvent alors être structurées afin d’être plus facilement exploitées par les systèmes et processus métiers concernés.
Cette approche permet de transformer progressivement un document initialement destiné à être lu par une personne en une source de données directement exploitable par un système d’information.
Une plateforme développée de bout en bout
Le projet a impliqué le développement des principales composantes nécessaires au fonctionnement de la solution.
ALIBORA a notamment participé à la réalisation des éléments front-end et back-end ainsi qu’à la mise en place de la base de données de la plateforme.
Le front-end offre aux utilisateurs les interfaces nécessaires pour interagir avec la solution, soumettre les documents et consulter les résultats du traitement.
Le back-end assure quant à lui l’orchestration des traitements, les échanges avec les modèles d’intelligence artificielle, la gestion des données et les différentes règles nécessaires au fonctionnement de la plateforme.
Cette architecture permet de séparer les différentes responsabilités du système et facilite son évolution vers de nouveaux cas d’usage.
Des modèles d’intelligence artificielle adaptés aux documents administratifs
L’un des éléments essentiels du projet concernait la conception et l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle destinés à reconnaître et à analyser différents types de documents.
ALIBORA a participé à la mise en place de modèles capables de traiter notamment :
des passeports.
L’intelligence artificielle intervient afin d’identifier les éléments significatifs du document et d’en extraire les champs utiles au traitement.
L’objectif ne consiste donc pas seulement à convertir une image en texte, mais à permettre au système de déterminer quelle information est pertinente, où elle se trouve et comment elle doit être structurée.
Cette capacité constitue l’un des fondements du traitement intelligent de documents.
- des documents d’état civil
Une chaîne de traitement automatisée
La plateforme IDP permet de mettre en place une chaîne de traitement dans laquelle plusieurs opérations peuvent être automatisées.
Le document est d’abord transmis électroniquement à la plateforme. Il est ensuite analysé par les composants de traitement et les modèles d’intelligence artificielle.
Les informations identifiées sont extraites puis organisées dans un format structuré permettant leur exploitation par d’autres applications.
Cette approche permet d’envisager l’intégration de la plateforme dans différents parcours métiers nécessitant aujourd’hui une lecture ou une saisie manuelle de documents.
L’IDP devient ainsi une couche technologique intermédiaire entre les documents et les applications métiers.
Des tests d’intégration pour valider l’ensemble de la chaîne
Le projet comprenait également une phase de tests d’intégration destinée à valider le fonctionnement des différentes composantes de la solution.
Ces tests ont permis de vérifier les échanges entre l’interface utilisateur, le back-end, la base de données et les mécanismes d’analyse des documents.
Cette étape est essentielle pour s’assurer qu’un document transmis à la plateforme peut parcourir correctement l’ensemble de la chaîne de traitement jusqu’à la production des informations attendues.
Elle permet également d’identifier les ajustements nécessaires à l’amélioration progressive de la solution.
Concevoir une plateforme réutilisable par plusieurs organisations
L’une des orientations importantes du projet est la capacité de la plateforme à servir de socle à plusieurs organisations et à plusieurs cas d’usage.
Le traitement documentaire constitue en effet une problématique commune à de nombreuses administrations et entreprises.
Une plateforme générique permet d’éviter de reconstruire une solution spécifique pour chaque besoin. De nouveaux modèles peuvent progressivement être ajoutés afin de prendre en charge de nouvelles catégories de documents.
La plateforme peut ainsi évoluer vers une infrastructure mutualisable de traitement intelligent des documents, pouvant être intégrée à différents systèmes d’information et processus administratifs.
Accélérer les processus administratifs grâce à la donnée
La plateforme IDP permet à l’ASIN de disposer d’un socle technologique capable d’automatiser une partie des opérations nécessaires à l’exploitation des documents.
En combinant développement logiciel et intelligence artificielle, la solution peut identifier des documents, analyser leur contenu et transformer des informations initialement non structurées en données directement exploitables.
Pour les organisations utilisatrices, cette approche permet de réduire certaines opérations répétitives de lecture et de saisie, d’accélérer la disponibilité des informations et de faciliter leur intégration dans les processus numériques.
La capacité à entraîner de nouveaux modèles permet également d’étendre progressivement la plateforme à de nouvelles catégories documentaires et à de nouveaux besoins métiers.
Au-delà d’un outil de reconnaissance documentaire, le projet pose ainsi les fondations d’une plateforme évolutive d’automatisation des processus administratifs fondés sur les documents.
À travers le projet IDP, ALIBORA contribue à rapprocher intelligence artificielle, traitement documentaire et systèmes d’information, afin de transformer des documents en données plus rapidement exploitables par les services numériques.
